Es uno de los ocho sistemas obligatorios establecidos por la Ley SAFCO para el sector público.
El Sistema de Administración de Bienes y Servicios (SABS) es el conjunto de normas de carácter jurídico, técnico y administrativo, que regulan en forma interrelacionada con los otros sistemas de Administración y control de la Ley SAFCO , la contratación, manejo y disposición de bienes y servicios de las entidades públicas. Tiene como objetivos:
a) Constituir el marco conceptual del SABS, fundamentado en principios, definiciones y disposiciones básicas, obligatorios para todas las entidades públicas; y
b) Establecer los elementos esenciales de organización, funcionamiento y de control interno relativos a la Administración de bienes y servicios, desde su solicitud hasta la disposición final de los mismos.
El SABS está compuesto por tres subsistemas:
a. Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios.
B. Subsistema de Manejo de Bienes.
C. Subsistema de Disposición de Bienes.
Las Normas Básicas para el Sistema de Administración de Bienes y Servicios se establecen mediante Decreto Supremo 25964 del 21 de octubre de 2000.
Varias normas como la Ley 1178 y el Decreto Supremo 23318-A, establecen que el incumplimiento en la aplicación de este sistema, generará responsabilidades para los administradores del sector público. Sin embargo, esta normativa ha sido cuestionada desde el ámbito municipal porque en su aplicación surgieron muchas dificultades. Fue diseñado principalmente para ministerios, corporaciones y empresas públicas descentralizadas, no se tomó en cuenta a los municipios en especial a los medianos y pequeños de las áreas rurales, pues el proceso de municipalización es posterior a la Ley 1178. Si bien este sistema y sus subsistemas están vigentes, se estudian cambios que permitan una mejor aplicación a los espacios municipales, haciéndolos más simples y flexibles y, sobre todo, menos centralizados.
Es necesario considerar que dentro del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, lamovilidad jurídica tuvo un cambio significativo, no sólo por la publicación de nuevos DecretosSupremos que reorientan a los Subsistemas de Contratación y Manejo y Disposición de Bienes,sino también porque nuevamente se cambia la normatividad secundaria emitida por la Dirección
General de Sistemas de Administración Gubernamental, como es la publicación de las Resoluciones Ministeriales Nº 532 y Nº533, las cuales tuvieron una vigencia únicamente de tres meses, ya queen el mes de diciembre se publica la R.M. N° 760 por la cual el Texto Ordenado del SABS es nuevamente modificado.
Las compras y contrataciones de bienes y servicios no obstante los cambios constantes de la normativa, han sido realizadas en el marco de la Norma Básica del Sistema de Administración de Bienes y Servicios emitida por el gobierno nacional y reglamentada por el Órgano Rector.
En este sentido, es importante tomar en cuenta que los cambios que afronta la SBEF, dentro de ambiente del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, genera un compromiso de estar siempre alerta sobre los cambios a la normatividad que de acuerdo a la experiencia de control gubernamental, es la principal generadora de responsabilidad para las Máximas Autoridades
Ejecutivas, así como también un indicador sobresaliente sobre la buena gestión pública.
Se encuentran fuera del alcance de las presentes Normas Básicas:
a) Los bienes de dominio público.
b) El material bélico de las Fuerzas Armadas.
c) Los bienes declarados patrimonio histórico y cultural.
El manejo de estos bienes estará sujeto a reglamentación especial, que podrá tomar como referencia
el contenido de las presentes Normas en las partes afines a su operación y control.
COMPONENTES
Los componentes del Subsistema de Manejo, son los siguientes:
a) Administración de almacenes.
b) Administración de activos fijos muebles.
c) Administración de activos fijos inmuebles.
RESPONSABILIDAD POR EL MANEJO DE BIENES
I. El responsable de la Unidad Administrativa es el responsable principal ante la Máxima
Autoridad Ejecutiva:
a) Por el manejo de bienes en lo referente a la organización, funcionamiento y control de las unidades operativas especializadas en la materia; por el cumplimiento de la normati-
Administración de bienes y servicios municipales 527 va vigente, por el desarrollo y cumplimiento de reglamentos, procedimientos, instructivos y por la aplicación del régimen de penalizaciones por daño, pérdida o utilización indebida.
b) Por la adecuada conservación, mantenimiento y salvaguarda de los bienes que están a cargo de la entidad.
c) Porque la entidad cuente con la documentación legal de los bienes que son de su propiedad o estén a su cargo; así como de la custodia y registro de esta documentación en las instancias correspondientes.
En caso necesario solicitará a la Unidad Jurídica de la entidad el saneamiento de la documentación legal pertinente.
d) Por el envío de la información sobre los bienes de la entidad al Servicio Nacional de
Patrimonio del Estado (SENAPE), de acuerdo a lo establecido en el D.S.25152.
II. Los responsables de almacenes, activos fijos, mantenimiento y salvaguarda de bienes,
deben responder ante el responsable de la Unidad Administrativa por el cumplimiento de las
normas, reglamentos, procedimientos y/o instructivos establecidos para el desarrollo de sus
funciones, así como por el control, demanda de servicios de mantenimiento y salvaguarda
de estos bienes.
III. Todos los servidores públicos son responsables por el debido uso, custodia, preservación y
demanda de servicios de mantenimiento de los bienes que les fueren asignados, de acuerdo
al régimen de responsabilidad por la función pública establecido en la Ley 1178 y sus
reglamentos.
INCLUSIÓN EN EL PROGRAMA DE OPERACIONES
Las actividades y tareas inherentes al manejo de bienes deben estar incluidos en el Programa de
Operaciones Anual (POA), para asegurar que su desarrollo se efectúe en función de los objetivos
de gestión de la entidad.
CONTROLES ADMINISTRATIVOS
I. El control es el proceso que comprende funciones y actividades para evaluar el manejo de
bienes, desde su ingreso a la entidad hasta su baja o devolución, utilizando los registros
correspondientes como fuente de información. Para efectuar este control la Unidad
Administrativa debe:
a) Realizar inventarios y recuentos periódicos, planificados o sorpresivos.
b) Verificar la correspondencia entre los registros y las existencias.
c) Verificar las labores de mantenimiento y salvaguarda.
d) Verificar la existencia de la documentación legal y registro de los bienes.
II. Para la elaboración de la información relacionada con el manejo de bienes, se utilizarán registros
e informes.
a) Los registros permanentemente actualizados y debidamente documentados permitirán:
i) Verificar fácil y rápidamente la disponibilidad de los bienes.
ii) Evaluar el curso y costo históricos de los bienes.
iii) Conocer su identificación, clasificación, codificación y ubicación.
iv) Conocer las condiciones de conservación, deterioro, remodelaciones, etc., así
como las de tecnología y obsolescencia en que se encuentran los bienes.
v) Verificar la documentación legal sobre la propiedad y registro de los bienes de la
entidad, así como de los asignados, alquilados, prestados, etc., a cargo de la insti
tución.
vi) Establecer responsabilidad sobre el empleo de los bienes y la administración de las
existencias.
b) Los informes permitirán describir y evaluar la situación de los bienes en un momento dado.
a) A efectos del SEAF, el término Organismo Ejecutor (OE) es aplicable tanto a Entidades cuanto a Organismos Ejecutores, ya sean éstos Unidades Ejecutoras de Proyecto (UEP) o Unidades Coordinadoras de Proyecto (UCP). Por lo tanto, cada vez que se utilice el término o su sigla OE, deberá entenderse con el alcance que aquí se define.
b) En los procesos de adquisición de bienes, contrataciones de obras civiles y servicios de consultoría se deberán seguir los procedimientos acordados con el Banco en el contrato de préstamo y /o convenio de cooperación técnica. Con base en esta consideración, y al sólo efecto de orientar a los equipos de proyecto en lo relativo a la organización y el establecimiento de sistemas adecuados para la administración del área de contrataciones de bienes y servicios de un OE, se sugieren a continuación algunos principios generales básicos en esta materia.
1. PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES
El OE deberá elaborar y mantener actualizado un plan anual de adquisiciones y contrataciones.
2. TRAMITACIÓN, EJECUCIÓN Y REGISTRO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES
Todas las compras y contrataciones se ajustarán a las normas y disposiciones generales y particulares que le sean aplicables. En particular y con relación a la integración con los distintos sistemas de la organización, deberán verificar, previo al llamado a licitación o concurso, o a la formalización del contrato en su caso, que el bien o el servicio requerido haya sido previsto en el Plan Anual de Contrataciones (o denominación equivalente que se le otorgue en el documento de préstamo), o en su defecto, justificar fehacientemente la necesidad.
3. SEPARACIÓN DE ATRIBUCIONES EN EL PROCESO DE ADQUISICIONES O CONTRATACIÓN
El Sistema de Adquisición de Bienes y Servicios en cada OE, deberá diferenciar las atribuciones de solicitar, autorizar el inicio, y llevar a cabo el proceso de adquisición o contratación. Asimismo deberá identificar a los responsables de la decisión de contratación en relación con la calidad, oportunidad y competitividad del precio. Los procedimientos administrativos de la adquisición o contratación se sujetarán a las disposiciones contractuales que surgen del documento de préstamo, y /o convenio de cooperación técnica, y/ o de las normas legales vigentes en el país, cuando sean aplicables.
4. SOLICITUD Y APROBACIÓN DE LAS ADQUISICIONES DE BIENES
Toda solicitud de adquisición de bienes deberá estar debidamente fundamentada en el pedido justificado del responsable del área o unidad respectiva y ser aprobada por el funcionario responsable designado para ello, únicamente cuando exista la respectiva partida presupuestaria con margen disponible para el gasto o inversión y de acuerdo con las condiciones de elegibilidad del financiamiento respectivo, incluyendo los efectos de los términos de pago.
5. SOLICITUD Y APROBACIÓN DE LAS ADQUISICIONES DE SERVICIOS
Toda solicitud de servicios, deberá estar debidamente identificada y definida, como parte del Programa Operativo Anual (POA). Esto incluye la definición de Términos de Referencia y presupuesto estimado.
Además, se deberán diseñar y establecer los procedimientos de selección, contratación y vigilancia de los servicios, basados principalmente en:
a. Las necesidades identificadas en el POA
b. Requerimientos del Banco.
6. INVENTARIOS
Se establecerán e implantarán los reglamentos y procedimientos relativos a la incorporación, apropiación, depósito, custodia, verificaciones físicas, seguros y registros de los bienes físicos de cada OE, orientados a la administración económica y eficiente de estos recursos, todo de acuerdo con las Normas de Control Interno.
7. UNIDAD DE ABASTECIMIENTO
En la medida de sus necesidades, capacidad económica y operativa, cada OE dispondrá de una unidad, área o sector dentro de la organización, que centralice el proceso de abastecimiento.
8. CONSTANCIA DEL RECIBO DE BIENES Y SERVICIOS
El recibo de bienes o servicios adquiridos, deberá respaldarse por escrito con una constancia autorizada sobre la satisfacción en cuanto a su cantidad, calidad y coincidencia con lo ordenado.
9. SISTEMA DE REGISTRO DE INVENTARIOS
Para el control de las existencias de inventarios del OE, se establecerá un sistema adecuado de registro permanente de su movimiento, por unidades, áreas o sectores de iguales características.
10. PROGRAMACIÓN DE ADQUISICIONES DE INVENTARIOS
El OE establecerá las cantidades mínimas y máximas de existencias de inventarios de materias primas, materiales y suministros, según sea el caso, a efecto de programar y efectuar oportunamente las adquisiciones.
11. CONTROL DE ALMACENES O DEPÓSITOS DE EXISTENCIAS DE INVENTARIOS
Deberá preverse un espacio físico, adecuado a los requerimientos del OE, para el almacenamiento o depósito de las existencias de inventarios, que permita el control e identificación rápida de los artículos o elementos. El OE deberá establecer normas y procedimientos para la conservación, seguridad, manejo y control de los bienes o elementos almacenados.
12. VERIFICACIÓN FÍSICA DE INVENTARIOS
A través de funcionarios independientes del manejo y registro de los bienes e inventarios, se verificará la existencia física de los mismos, por lo menos una vez al año, en la época que se considere más oportuna. Auditoría Interna podrá participar en la planificación y observará la toma física de los inventarios para garantizar la aplicación adecuada de los procedimientos diseñados para el efecto.
13. SEGURIDAD DE LOS BIENES
Se deberán contratar los seguros necesarios para proteger los bienes en general, contra los distintos riesgos o siniestros que puedan ocurrir y se tomarán las medidas necesarias de custodia física y seguridad material, que fueren del caso.
14. OBSOLESCENCIA, PÉRDIDA O DAÑO DE INVENTARIOS
Los bienes obsoletos, dañados o perdidos deben ser dados de baja oportunamente de los registros contables de inventarios, previa la investigación pertinente, el cumplimiento de los trámites legales vigentes y la debida autorización del responsable pertinente del OE.
Sin excepción alguna, se deberá contar con las justificaciones documentadas requeridas; elaborándose un acta de destrucción de los inventarios dañados si ese es el caso.
15. REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS
El OE mantendrá registros permanentes y detallados de las altas, retiros, traspasos y mejoras de los activos fijos, que posibiliten su identificación y clasificación y el control de su uso o disposición.
16. ADQUISICIONES Y REPARACIONES DE ACTIVOS FIJOS
Las adquisiciones y reparaciones de activos fijos deben realizarse previa solicitud debidamente documentada, autorizada y aprobada por la autoridad responsable del OE, en concordancia con el POA y los lineamientos presupuestarios.
17. USO DE BIENES Y MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS
Los bienes y servicios se deben utilizar exclusivamente para las actividades del proyecto. Además, se debe elaborar y ejecutar un programa de mantenimiento preventivo de los activos fijos.
18. USO DE VEHÍCULOS
Los vehículos deben ser utilizados exclusivamente en las actividades propias de cada OE y deben llevar identificación de acuerdo a los requerimientos del BID.
19. CUSTODIA DE ACTIVOS FIJOS
Cada unidad, área o sector del OE deberá designar un responsable por el control y custodia de los bienes asignados a ella, así como por el cumplimiento del programa de mantenimiento preventivo requerido.
20. VERIFICACIÓN FÍSICA DE ACTIVOS FIJOS
En forma periódica o por lo menos una vez al año, personal independiente de la custodia y registro contable deberá verificar físicamente los activos fijos.
21. CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
Se debe establecer un sistema de codificación que permita la identificación individual de los activos fijos y su posterior verificación contra los registros contables.
22. VENTA DE ACTIVOS FIJOS
Cuando sea necesaria la venta de activos fijos de propiedad del OE, ésta deberá efectuarse a través de remates públicos de conformidad con las normas legales que regulan la materia y con los procedimientos creados para el efecto.
23. BAJA DE ACTIVOS FIJOS
Las bajas de activos fijos por cualquier concepto deben contar con la autorización de la autoridad correspondiente del OE, y de acuerdo a la legislación vigente.
24. PEDIDOS EN TRÁNSITO
1. Debe existir un expediente o archivo que contenga la documentación que respalde los desembolsos originados desde el inicio hasta el final de la compra de que se trate.
2. La sumatoria de los documentos debe ser igual al valor que indiquen los registros respectivos.
3. Debe establecerse un control numérico para los diferentes pedidos de los que se hará referencia en los comprobantes, cheques y demás registros.
4. Debe establecerse un control en donde se conozca la situación de cada pedido en tránsito. En caso de corresponder a importación podrá contener la siguiente información:
a. Valor de la cobranza emitida por el banco;
b. Pedido, Número y Fecha;
c. Factura del proveedor;
d. Nombre y origen del proveedor;
e. Conocimiento de embarque;
f. Valor FOB (valor en puerto de embarque);
g. Nombre del Banco;
h. Fecha de salida y llegada a puerto;
i. Fecha de envío de documentos para registro;
j. Número de póliza de importación;
k. Fecha y número de liquidación;
l. Nota de entrada al almacén;
m. Cualquier otro dato pertinente.
5. Todas las liquidaciones antes de ser registradas deben ser aprobadas por el responsable por la contabilidad.
6. Cuando se reciban entregas parciales, los saldos deben controlarse mediante registros y procedimientos adecuados.
7. El encargado de las compras locales y/o de importaciones revisará mensualmente los saldos de pedidos con los del registro contable, con el objetivo de identificar y corregir cualquier diferencia existente.
8. Cuando existan averías y/o faltantes, se notificará inmediatamente a la Compañía de Seguros o de Valores para preparar el reclamo respectivo.
9. Antes de ser registrados los reclamos deberán ser revisados por el responsable de contabilidad y autorizado por el funcionario competente.
10. Mensualmente deberán cotejarse los saldos de los registros auxiliares de pedidos en tránsito contra la cuenta de control del Mayor.
25. DONACIONES
25.1 RECEPCIÓN
Para todas las donaciones recibidas, se debe elaborar un recibo en general y cuando sea en efectivo se elaborará un recibo oficial de caja.
25.2 REGISTRO
Se llevará un registro de todas las donaciones recibidas, cumpliendo los requisitos de oportunidad y codificación según las Normas de Contabilidad vigentes.
25.3 UTILIZACIÓN DE DONACIONES
Las donaciones deberán utilizarse única y exclusivamente de acuerdo a las condiciones establecidas por los donantes.
25.4 VERIFICACIÓN FÍSICA Y CONCILIACIÓN
Se efectuarán verificaciones físicas en las fechas previstas por las condiciones de los donantes, o en su defecto con periodicidades menores a un año. Los resultados de las verificaciones deberán conciliarse con los registros contables y cuando aplique con los registros del donante.
CONVOCATORIA POR CONCURSO DE PROPUESTAS
Modalidad de contratación competitiva de servicios de consultaría, tiene dos formas de convocatoria:
1) Convocatoria de solicitud de propuestas,
Para montos entre 200 001 y 800 000 Bs., la convocatoria debe ser publicada en el SICOES, en la Gaceta de convocatorias y en un periódico de circulación nacional o internacional si el caso amerita.
Los plazos para la presentación de propuestas deben ser no menores a quince días calendario para convocatoria nacional y no menor a veinte días en caso internacional.
Los postulantes deben presentar dos sobres:
Sobre A, con la propuesta técnica
Sobre B, con la propuesta económica
La comisión de calificaciones abre el sobre A en acto publico y califica la propuesta técnica en sesión reservada, con el sobre B se opera de la misma manera pero posteriormente. La calificación no debe pasar de los diez días, con un informe y recomendaciones de adjudicación a favor de quien obtuvo la mejor calificación.
2) Convocatoria a expresión de interés
Cuando el monto presupuestado es superior a 800 000, se publica una convocatoria para que se presenten expresiones de interés con ciertas condiciones de de experiencia y capacidad, de los interesados se eligen entre tres y seis consultoras y se las invita a adquirir la solicitud de propuesta y en la segunda fase se usan los procedimientos anteriormente mencionados.
METODOS DE SELECCIÓN
Determinan los criterios para la evaluación y calificación y son cuatro:
1) Selección basada en al calidad y costo
Se utiliza en todos los casos de calificación, combinando la calidad y el costo. La ponderación de los sobres es la siguiente:
25 % experiencia de la empresa
Sobre A 85 % 45 % formación y experiencia del personal
15 % propuesta técnica
Sobre B 15 %
Luego de abierto el sobre A debe alcanzar una puntuación de por lo menos el 60 % para abrir el siguiente sobre
2) Selección basada en el menor costo
En este caso se asigna todo el puntaje al sobre A y se selecciona a los que alcancen un puntaje igual o superior a 75 %, de todos los que alcancen dicho puntaje se elige al que tiene menor precio, este método es utilizado cuando los modelos procesos y normas ya están definidos.
3) Selección basada en el presupuesto fijo
De igual manera solo se califica el sobre A, la presentación del sobre B no es necesaria
4) Selección basada en la calidad
Se elige de las postulantes a aquella que presente la mejor calidad, se utiliza este método cunado los servicios son complejos y especializados.
OTRAS MODALIDADES DE CONTRATACION
1) Contratación de firmas consultoras
Se utiliza cuando el presupuesto es igual o menor a 200 000, la publicación solo se hace en el SICOES, en la Gaceta o en algún periódico de circulación nacional, las propuestas tanto técnica como económica son presentadas en un solo sobre y en un plazo no menor a 10 días.
2) Contratación de servicios de consultaría individual
Es utilizada para la contratación de profesionales independientes, el metodo es utilizado para montos equivalentes a 400 000 bs
3) Contratación de servicios de consultaría por excepción
Permite contratar servicios de consultorio sin recurrir al concurso de propuestas, este método se utiliza cuando solo existe un consultor, cuando no existen empresas legales y finalmente cuando se da una emergencia. La MAE es la responsable de este proceso mediante resolución administrativa.
OTRAS CONTRATACIONES CON OBJETOS ESPECIFICOS
1) Contratación de seguros
Se las realiza tomando en cuenta el valor de las primas, no se contrata en caso de existir conflicto de intereses.
2) Contratación con financiamiento del proponente.
Se utiliza la modalidad de licitación publica, en el momento de evaluación se tomara en cuanta preciso, intereses y el valor actual neto.
3) Contratación llave en mano
Se aplica todo lo establecido en el modelo de pliego de contratación de condiciones llave en mano. El proponente adjudicado realiza el diseño del proyecto, ejecuta la obra y equipa la infraestructura, la entidad además contrata a un fiscal de obras y a un supervisor para el cumplimiento de la propuesta.
4) Contratación de productos farmacéuticos-medicamentos
Se aplica la ley 1737 del medicamento, se da prioridad a la adquisición y suministro de medicamentos de producción nacional, genéricos, esenciales, de calidad garantizada y de menor precio, además se consideran los siguientes criterios:
- Las contrataciones se hacen por Ítems
- Cunado un item tiene menos de dos propuestas nacionales se consideran las propuestas internacionales
- Los precios de los ítems son los establecidos por el Ministerio de Salud
5) Contratación directa de servicios públicos y servicios de publicidad
La contratación de servicios tales como agua energía, teléfono, etc., tedian contratación directa solo cuando estos cuenten con tarifas únicas, caso contrario se contrata por medio de las modalidades ya mencionadas.
Los servicios de publicidad en medios de comunicación se las hacen por contratación directa, siempre que cumpla con algunos criterios y especificaciones técnicas establecidas por la entidad contratante.
CONTRATOS Y RECURSOS ADMINISTRATIVOS
CONTRATOS
Los documentos de contratación se realizan dependiendo de las condiciones generales y condiciones particulares para cada tipo de contratación. Los documentos necesarios para suscribir un contrato son:
1) Presentación de documentos
El proponente adjudicado entrega todo lo establecido en el documento base de contratación en el plazo fijado.
2) Cotejo con la documentación original
La comisión calificadora decepciona los documentos y elabora un acta detallada.
3) Cumplimiento a toda la documentación detallada
El contrato debe obtener las siguientes cláusulas:
- Partes contratantes, especificando la capacidad legal de las partes.
- Determinación del objetivo del contrato
- Determinación del plazo y vigencia del contrato
- Precio del contrato, moneda, forma de pago y facturación.
- Documentos integrantes del contrato
- Garantías
- Legislación aplicable
- Derechos y obligaciones de las partes
- Instranferibilidad del contrato
- Forma de terminación del contrato
- Multas y penalidades por incumplimiento de las partes
- Condiciones para la recepción de la obra bien, servicio o consultaría
- Mecanismos de resolución de controversias
RECURSOS ADMINISTRATIVOS
En los procesos de licitación y contratación por concurso de propuestas todo proponente que considere lesionados o dañados sus intereses y derechos, puede interponer recursos administrativos de impugnación. El recurso procede cuando se cuenta con las siguientes resoluciones administrativas:
- Resolución que aprobó el pliego de condiciones o solicitud de propuestas
- Resolución de calificación o de expresión de interés
- Resolución administrativa de adjudicación
- Resolución administrativa declaratoria desierta
El recurso administrativo de impugnación deberá ser presentado por escrito, señalando como mínimo:
- Identificación del recurrente
- Poder de representación
- Documentación adjuntada, especificando si es original, copia legalizada o simplemente en calidad de prueba.
Los proponentes que interpongan este recurso podrán remitir al SICOES, para su difusión.
